Khi bạn có quá nhiều công việc cần phải xử lý, nhưng thời gian lại luôn có hạn và bạn không biết làm sao để quản lý những đầu công việc đó hiệu quả. Hàng ngàn câu hỏi được đặt ra khiến mọi thứ rối tung, và bạn phải tự hỏi: “Tôi nên làm công việc nào trước đây?”. 

Nếu bạn đang tự hỏi chính mình câu đấy, thì đây chính là thời điểm thích hợp để bạn cần đến ma trận Eisenhower rồi đấy. Nào cùng mình tìm hiểu xem ma trận này là gì nhé!

Ma trận Eisenhower là gì?

Bây giờ chúng ta hãy thử đề cập đến tình huống như sau:

“Ồ! Tôi có hai loại công việc: Công việc thứ nhất thì khẩn cấp nhưng không quan trọng mấy, công việc thứ hai thì rất quan trọng nhưng không cần gấp. Vậy thì tôi phải ưu tiên công việc nào trước đây?”

Okay! Hãy để Ma trận Eisenhower trả lời cho câu hỏi này nhé!

Ma trận Eisenhower (hay còn được gọi là ma trận khẩn cấp quan trọng Eisenhower) là một phương pháp quản lý thời gian được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, đồng thời là một vị tướng năm sao trong Thế chiến thứ II — Dwight D. Eisenhower — dựa trên hai đặc tính chủ đạo: tính quan trọng và tính khẩn cấp của vấn đề.

Ma trận Eisenhower ra đời với mục đích hỗ trợ tăng cường hiệu quả quản lý thời gian và đảm bảo được hiệu suất kế hoạch kinh doanh. Lưu ý: Đây không phải là một chiến lược hoàn hảo và đồng thời không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu.

Đối với việc áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ xác định được đâu là công việc quan trọng, đâu là công việc khẩn cấp và sắp xếp chúng theo quy luật của Eisenhower. Đây là một khái niệm quản lý thời gian khá phổ biến ở nước ngoài, tuy nhiên tại Việt Nam, chúng vẫn còn khá mới mẻ và không nhiều người áp dụng chúng trong công việc.

Cấu trúc của ma trận Eisenhower

Để có thể tiến hành thực hiện những công việc theo phương pháp ma trận Eisenhower, bạn sẽ phải phân phát những nhiệm vụ của mình vào từng đặc điểm như sau:

1. Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ sẽ phải làm ngay lập tức.
2. Quan trọng, nhưng không khẩn cấp. Nhiệm vụ lên lịch để làm sau.
3. Khẩn cấp, nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ có thể ủy quyền cho người khác.
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Nhiệm vụ có thể loại bỏ.

Đào sâu vào vấn đề, ma trận Eisenhower được xây dựng bởi 4 thành phần tượng trưng cho đặc tính từng công việc của bạn như sau:

• Góc 1: Ưu tiên

Tại góc này, bạn sẽ đặt những công việc nào vừa phải khẩn cấp và vừa phải quan trọng nhất. Khi bạn nhận thức được trong danh sách những công việc cần làm, có một nhiệm vụ mà bạn nhất định phải hoàn thành, nó quan trọng vì nó ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến hiệu quả, kết quả và mục tiêu lâu dài, thì hãy đặt nó vào góc phần tư thứ nhất.

• Góc 2: Lịch trình

Tại góc này, khi bạn nhìn vào danh sách làm việc của mình, và bạn nhận ra rằng có những công việc rất quan trọng nhưng thời gian còn dài, chưa tới hạn deadline để hoàn thành nó. Những công việc này vẫn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu lâu dài của bạn, ảnh hưởng đến hiệu suất quá trình thì bạn hãy đặt chúng vào góc phần tư thứ hai.

Đây sẽ là những công việc bạn cần giải quyết ngay sau khi hoàn thành những công việc ở góc phần tư thứ nhất.

• Góc 3: Ủy quyền

Tại góc này, bạn sẽ sắp xếp những công việc, nhiệm vụ rất khẩn cấp, phải được hoàn thành ngay bây giờ nhưng chúng lại không quá quan trọng. Chúng không ảnh hưởng nhiều đến thành quả sau cùng và mục tiêu của bạn. Vậy thì hãy đặt vào góc phần tư thứ ba. Bạn có thể ủy quyền công việc này cho một ai đó có thể đảm nhiệm được tốt nhất có thể. Việc ủy quyền công việc cho một người nào đó sẽ giúp bạn quản lý khối lượng công việc hiệu quả nhất và mở rộng thêm nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.

• Góc 4: Xóa

Cuối cùng, tại góc thứ tư là những công việc không quá quan trọng cũng chẳng cần gấp, hãy đặt chúng vào góc phần tư cuối cùng. Đây có thể là những công việc sẽ làm cản trở quá trình hoàn thành mục tiêu của bạn, vì vậy cần loại bỏ chúng hoặc tạm gác lại những nhiệm vụ này.

» Bạn đọc có thể tham khảo: Đối mặt với rủi ro trong kinh doanh, doanh nghiệp cần làm gì?

Tại sao nên sử dụng ma trận Eisenhower trong công việc?

Việc phân phát từng nhiệm vụ và công việc vào bốn nhóm này có thể giúp bạn xác định được bản thân nên làm gì trước tiên để tránh công việc của mình bị rối tung. Bên cạnh đó, ma trận Eisenhower còn hỗ trợ bạn biết được đâu là những công việc có thể được hoàn thành bởi những người khác nhưng vẫn mang lại hiệu quả công việc tốt.

Cách phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ khẩn cấp

Mẹo sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ

Nếu bạn vẫn không biết phải làm sao để sắp xếp những nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên như thế nào thì hãy tham khảo qua những cách sau nhé!

Phân màu theo cấp độ cho từng công việc mà bạn phải thực hiện

Trong quá trình thực hiện lên danh sách các nhiệm vụ cần làm, bạn nên phân biệt chúng qua những nhóm màu khác nhau để dễ thực hiện. Bạn có thể tham khảo mã màu như sau:

• Đỏ: Các mục có mức độ ưu tiên cao nhất
• Xanh dương: Mức độ ưu tiên cao thứ hai
• Xanh lá cây: Mức độ ưu tiên cao thứ ba
• Vàng: Không phải là ưu tiên

Khi bạn đã gắn nhãn nhiệm vụ của mình theo màu, những màu này sẽ chuyển trực tiếp sang Ma trận Eisenhower.

• Nhiệm vụ màu đỏ: Nhiệm vụ “ưu tiên” của bạn cho góc phần tư thứ nhất.
• Nhiệm vụ màu xanh dương: Nhiệm vụ “lịch trình” của bạn cho góc phần tư hai.
• Nhiệm vụ màu xanh lá cây: Nhiệm vụ “ủy quyền” của bạn cho góc phần tư ba.
• Nhiệm vụ màu vàng: Nhiệm vụ “xóa” của bạn cho góc phần tư bốn.

Giới hạn số lượng nhiệm vụ cụ thể ở mỗi hạng mục

Để tránh cho ma trận Eisenhower của bạn bị rối loạn và quá tải, bạn không nên để quá nhiều nhiệm vụ trong cùng một góc phần tư của bảng ma trận. Hãy cố gắng giới hạn các nhiệm vụ ít nhất có thể để bảng ma trận được trực quan và dễ phân biệt hơn.

Tiến hành lọc những công việc cần thiết

Hãy bỏ đi những nhiệm vụ mà bạn thấy không cần thiết để có thể sắp xếp công việc ưu tiên một cách hiệu quả.

Trên thực tế, 60% thời gian của mỗi người tại nơi làm việc được dành cho những thứ như chia sẻ phê duyệt trạng thái hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng thực hiện quá trình phân loại và lựa chọn các mục ưu tiên hãy tiếp tục và làm như vậy. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên và bạn có thể sẽ trải qua vòng loại bỏ thứ hai ở mặt sau.

Kết luận

Bài viết trên đây mình đã giới thiệu cho bạn đọc về ma trận Eisenhower và những mẹo sử dụng phương pháp này đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn đọc có thêm kiến thức bổ ích và những thông tin cần thiết để hỗ trợ trong việc quản lý thời gian đúng đắn.